Das Matchmaking ist die Kernfunktion der congreet Networking App. Doch wie können Sie nun mit daraus generierten Kontaktvorschlägen weiter vorgehen? Ist ein Kontakt spannend, sollte man direkt mit ihm oder ihr in Kontakt treten. Das geht zum einen per In-App-Nachricht, oder direkt einen Termin vereinbaren, um einander persönlich kennenzulernen.
Dabei haben Organisatoren zwei Möglichkeiten, die Terminvereinbarung unter Teilnehmern zuzulassen. Entweder sollen die Teilnehmer frei entscheiden können, wann sie sich treffen möchten, oder es werden sogenannte Terminslots festgelegt.
Freie Terminvereinbarung
Mit der Option der freien Terminvereinbarung eröffnen Veranstalter die Möglichkeit, dass Teilnehmer auch außerhalb des Veranstaltungszeitraums Termine vereinbaren. Dabei können Teilnehmer aus einem freien Kalender auswählen, wann der Termin stattfinden soll. Es kann ein Starttermin, Betreff und Ort frei festgelegt werden.
Wird zu einem Zeitpunkt, an dem bereits ein Termin des anderen Teilnehmers besteht, ein Termin angefragt, erscheint eine Fehlermeldung.
Eventkalender und Terminslots
Etwas mehr Steuerung der Terminvereinbarung bietet die Erstellung von Terminslots und der Aktivierung des Eventkalenders.
Der Veranstalter legt die entsprechenden Tage und ein Intervall fest, in dem die Teilnehmer Termine vereinbaren können. Das kann von 10 Minuten bis zu einer Stunde sein. Das System erstellt daraus einen Eventkalender mit entsprechenden Terminslots. Jeder Teilnehmer hat nun zuerst die Möglichkeit, seinen eigenen Eventkalender zu pflegen. Dort können die Zeiten geblockt werden, zu denen kein Termin vereinbart werden kann. Beispielsweise weil man einen Vortrag besuchen möchte, oder erst später anreist.
Termine, die ein Teilnehmer als frei kennzeichnet, stehen anderen Teilnehmern für Terminanfragen zur Verfügung. Dabei gleicht das intelligente Terminsystem die Eventkalender beider Teilnehmer ab und schlägt nur die Optionen vor, die bei beiden verfügbar sind. Akzeptiert der andere Teilnehmer die Terminanfrage, ist der Termin in beiden Eventkalendern automatisch geblockt und der Termin vereinbart.
Grundfunktionen
Egal ob bei der freien Terminvereinbarung oder im Eventkalender-Modul, ein Termin muss immer von einem Teilnehmer angefragt und vom anderen akzeptiert werden. Der Termin kann entweder als Textkopie an die eigene Email versendet werden, oder zusätzlich als .ics in einen externen Kalender importiert werden. Muss ein Teilnehmer einen Termin absagen, so besteht dafür im Tool die Möglichkeit den Termin zu löschen und eine automatische oder persönliche Nachricht an den anderen Teilnehmer zu versenden. Das System markiert den entsprechenden Terminslot im Eventkalender als verfügbar.
Treffpunkte
Für ein Meeting vor Ort ist ein Treffpunkt essenziell. Veranstalter können ihre Teilnehmer diesbezüglich unterstützen und bei congreet Treffpunkte festlegen, die ihnen bei der Terminanfrage zur Auswahl stehen. So können beispielsweise Networking-Areas oder Plätze im Restaurant zum Netzwerken definiert werden. Gibt es diese Möglichkeit vor Ort nicht, können Veranstalter diese Option auch offen lassen und für die Auswahl des Treffpunkts ein Freitextfeld einfügen.
Messeaussteller nutzen diese Funktion gerne, da sie so mit ihren Kunden oder anderen Interessenten direkt am Stand einen Termin im Voraus vereinbaren können. Das vereinfacht die Personalplanung am Stand deutlich. Generell bietet die Terminfunktion eine sehr gute Möglichkeit, seinen Veranstaltungstag zu strukturieren und um sicherzugehen, die gewünschte Person auch auf dem Event zu treffen.