Was sind hybride Events?
Eine Veranstaltung ist dann hybrid, wenn Gäste die Möglichkeit haben, sowohl online als auch vor Ort teilzunehmen. Das bedeutet, dass Vorträge digital übertragen und auch am Veranstaltungsort besucht werden können. Die Kür für hybride Veranstaltungen ist, dabei nicht nur die Bereitstellung von Vorträgen im virtuellen Raum zu bedenken, sondern auch weitere, wertvolle Aspekte von Präsenzveranstaltungen abzubilden: Networking, Interaktionen und Unterhaltung. Eine hybride Veranstaltung sollte demnach gleichermaßen online, als auch im Offline-Bereich die Erwartungen der Teilnehmer erfüllen und folglich Anreize für eine Teilnahme bieten.
Vorteile für Teilnehmer
Dadurch, dass es für ein und dieselbe Veranstaltung zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Teilnahme gibt, findet jeder Gast die beste Option für sich, um das hybride Event zu besuchen. So profitieren beispielsweise diejenigen vom Online-Angebot, welche Zeit und Kosten für eine lange Anreise sparen möchten. Insbesondere kann das von Vorteil sein, wenn nur einzelne Vorträge von Interesse sind, welche aber nicht die Teilnahme am gesamten (Mehr-)Tagesevent vor Ort rechtfertigen würden. So kann die Online-Variante als zeitsparende Alternative genutzt werden. Zusätzlich können virtuelle Angebote meist beliebig in der Teilnehmerzahl skaliert werden, sodass deutlich mehr Nutzer an der Veranstaltung teilnehmen können als vor Ort, wo die Teilnehmeranzahl durch Raumgrößen am Veranstaltungsort und inzwischen auch durch die Einschränkungen der pandemiebedingten Auflagen bestimmt wird. Natürlich sind dabei für Veranstaltungsplaner zusätzliche Kosten für Tools, wie Streaming-Plattformen und Networking Software zu berücksichtigen, die meist verbrauchsabhängig nach Teilnehmerzahl berechnet werden.
Zu den Vorteilen für die Online-Variante lassen sich noch die altbekannten Vorteile von Präsenzveranstaltungen ergänzen. Gerade nach der Zeit, in der Treffen geschäftlicher, als auch privater Art größtenteils nur virtuell möglich waren, freuen sich viele Menschen wieder auf Events vor Ort, um in Persona andere Teilnehmer zu treffen. Diese profitieren von Angeboten wie persönlichem Networking, Emotionen, Ambiente und Informationen.
Herausforderungen für Veranstaltungsplaner
Wie bereits beschrieben, wird bei hybriden Eventformaten die Veranstaltung online, als auch offline abgebildet. Das bedeutet für Veranstaltungsplaner dahingehend jedoch auch den doppelten Planungs- und Organisationsaufwand. Denn es muss alles für die virtuelle Veranstaltung geplant werden und auch die Live-Veranstaltung muss organisiert werden. Insbesondere schwer ist es, Emotionen, Ambiente und das Networking in der virtuellen Welt gleichermaßen abzubilden, wie es vor Ort vorzufinden ist. Im vergangenen Jahr haben sich aus dem rein virtuellen Bereich dafür einige Tools und Plattformen etabliert, die den meisten Organisatoren bereits bekannt sind. Diese können in der Regel auch für hybride Formate weiterhin verwendet werden. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Lösung vorstellen, welche insbesondere darauf abzielt, die Online-Teilnehmer bestmöglich mit den Gästen vor Ort zu vernetzen und auch in der virtuellen Welt ein Eventerlebnis zu schaffen.
Die congreet Lösung für hybride Veranstaltungen
Als Spezialist für Online-Networking vernetzt congreet seit 2013 Teilnehmer von Veranstaltungen mit Hilfe von interessensbasiertem Matchmaking. Ursprünglich als Online-Ergänzung zu Präsenzveranstaltungen gestartet, entwickelte sich das Tool weiter und wird seit Anfang 2020 auch als vollumfängliche Plattform für Online- und Hybrid-Events. Die Software steht den Teilnehmern als responsive Web-App und native App für iOS und Android zur Verfügung. Dies bietet die Möglichkeit, dass sowohl Online-Nutzer, als auch Gäste vor Ort Zugang zur Plattform haben und allesamt miteinander interagieren können. So verbinden Veranstaltungsplaner alle Teilnehmer – ob online oder offline. Die im Folgenden aufgeführten Vorteile stehen also allen Gästen zur Verfügung.
Networking dank Matchmaking
Kontakte und Terminvereinbarung
Wertvolle Kontakte können neben dem Matchmaking auch über eine gezielte Teilnehmersuche geknüpft werden. Die Liste der anderen Teilnehmer kann mit einer Freitext-Suche, als auch über die sogenannten Keywords, wie beispielsweise Interessen, Kompetenzen oder Fachbereiche, durchsucht werden. So finden Teilnehmer direkt die Personen, die das bieten, was sie selbst suchen.
Wurden interessante Teilnehmer gefunden, so kann direkt über die Software Kontakt aufgenommen werden. Über eine entsprechende Markierung in den Teilnehmerprofilen wird auf den ersten Blick klar, ob der Gesprächspartner am Veranstaltungsort ist, oder im virtuellen Raum an der Veranstaltung teilnimmt. Entsprechend können dann Termine vor Ort oder per Video-Meeting vereinbart werden.
Live-Stream und Breakout-Rooms
Wie bereits zu Beginn des Beitrags erwähnt, gilt als essenziell für hybride Eventformate die Übertragung von Vorträgen und wichtigen Inhalten in die digitale Welt. Ein professionelles Filmteam und die Streaming-Plattform bietet congreet nicht, jedoch können hier entsprechende Partner empfohlen werden. Streams, die in einen iFrame eingebunden werden können, können Organisatoren bei congreet nahtlos einbinden. So finden Teilnehmer direkt in einer Plattform alle Optionen, die sie benötigen: Inhalte, Networking und Kontakte.
Je nach Veranstaltungsformat sind Breakout-Rooms eine gelungene Methode, um mehr Interaktion und lebendigen Austausch zwischen den Teilnehmern zu schaffen. So können direkt über die congreet App Breakout-Rooms zu unterschiedlichen Themen eröffnet werden. Alle Teilnehmer haben dann die Möglichkeit, Kamera und Mikrophon zu aktivieren und schon kann die Diskussion starten. Auch hier besteht für Teilnehmer vor Ort wieder die Möglichkeit, über die Smartphone-App auf die Inhalte zuzugreifen und an den Diskussionen teilzunehmen. Darüber hinaus können mit Hilfe der Breakot-Rooms auch Gruppen-Meetings per Video-Call mit parallelem Textchat abhalten werden.
Abstimmungen und Fragen an die Referenten
Mehr Engagement erreichen Sie, indem Teilnehmer selbst aktiv werden können. Lassen Sie Ihre Teilnehmer einfach während eines Vortrags über bestimmte Themen abstimmen und kurze Fragen beantworten. Auf diese Weise kann die Meinung des Publikums ganz einfach abgefragt werden und Speakern stehen diese Informationen dann zur Verfügung, um Vorträge individuell zu gestalten. So können über die App nicht nur Online-Teilnehmer mitmachen, sondern zeitgleich auch Teilnehmer der Präsenzveranstaltung per Smartphone abstimmen. Das Handheben im Publikum gehört damit der Vergangenheit an.
Gleichermaßen können Teilnehmer auch Fragen an Referenten stellen. Ein integriertes Modul bildet alle Referenten auf der Online-Plattform ab und leitet Fragen an diese entweder direkt weiter, oder sammelt die Fragen im Backend, sodass diese individuell weitergegeben werden können. So können sich nicht nur Teilnehmer vor Ort per Handzeichen zu Wort melden, sondern auch Online-Teilnehmer aktiv werden. Wer aus dem Publikum etwas zurückhaltender ist, nimmt dann auch gerne die anonymere Variante über die congreet Plattform in Anspruch.
Vernetzung von offline und online Welt
Obgleich hybride Veranstaltungen mehr Organisationsaufwand für Veranstaltungsplaner verlangen, überwiegen die Vorteile dieses Formats. Gerade jetzt, wo die Infektionszahlen wieder steigen und die Anzahl der zulässigen Teilnehmer vor Ort durch diverse Faktoren bestimmt werden. Die Vorbereitung auf beide Events, offline und online, lässt demnach auch kurzfristig alle Optionen offen, falls die Veranstaltung vor Ort möglicherweise gar nicht stattfinden kann – oder im positiven Fall, mehr Teilnehmer am Veranstaltungsort zulässig sind.
Die Investition in eine Softwarelösung, welche auch online ein Eventerlebnis bietet, zahlt sich definitiv aus. Als Bindeglied zwischen Online- und Offline-Lösung schaffen Sie mit dem richtigen Tool einen erheblichen Mehrwert für alle Teilnehmer. So liegt der Fokus in beiden „Welten“ auf Information und Networking.