Sie entscheiden, welcher Mailserver eingesetzt wird
Teilnehmer erhalten vom congreet System in gewissen Fällen unterschiedliche Benachrichtigungen per E-Mail. Alle Inhalte dieser Benachrichtigungsmails kann der Organisator über anpassbare Vorlagen bei congreet selbst festlegen und personalisieren. Doch nicht nur das ist anpassbar!
Die Mails verschickt zwar congreet im Hintergrund, jedoch können Sie als Organisator festlegen, über welchen E-Mailserver. Sie können zum einen eigenen, bekannten Server verknüpfen. Dann wird den Teilnehmern dieser auch als Absender angezeigt. Anderenfalls können Sie auch auf den von congreet zur Verfügung gestellten Mailserver zugreifen, dabei aber den angezeigten Namen ändern.
System-E-Mails mit Ihrem Absender
Der Vorteil des congreet-internen Mailservers ist die Einfachheit der Handhabung: Ein Häkchen in congreet setzen – fertig. Oft wünschen Organisatoren, dass die E-Mails aber von Ihrem eigenen Server versendet werden. Auch das ist kein Problem. Geben Sie einfach die erforderlichen Parameter in die dafür vorgesehene Maske ein. Ob alles funktioniert, können Sie schnell durch den Versand einer Testmail prüfen.
Beim Einsatz eines eigenen Mailservers müssen Sie darauf achten, dass je nach Größe der Veranstaltung oder Community sehr viele E-Mails versendet werden müssen. Es sollten nur solche Restriktionen vorliegen, die einen reibungslosen Ablauf nicht beeinträchtigen. Gelegentlich ist die Anzahl der erlaubten zu versenden E-Mails pro Stunde beschränkt, zum Beispiel auf 50. Dies sind Einschränkungen auf der IT-Seite des Organisators, nicht bei congreet. Oft kann aber die IT diese Restriktionen zeitweise ausschalten.
Eine Lösung für alle Fälle
Sollten Sie nicht die Möglichkeit haben, die Daten des Mailservers zu erhalten, halten wir noch eine weitere Option für Sie bereit. Sie können auch eine temporäre Domainadresse mit E-Mailserver bei einem großen Provider für sehr wenig Geld anlegen und nutzen. Das congreet Team unterstützt in jedem Fall: Bei der Kommunikation mit der IT Abteilung, oder gerne auch bei der Registrierung einer temporären Web-Adresse für Ihren eigenen Mailserver.
Für jede Veranstaltung oder Community können Sie selbst entscheiden, welchen Mailserver Sie als Absender verwenden möchten.
Nebenbei bemerkt: Viele Menschen reagieren mittlerweile sehr sensibel auf jede zusätzliche E-Mail. Leider kann congreet bei der Registrierung aufgrund des Double-Opt-In-Prinzips nicht darauf verzichten. Die Frequenz der anderen Benachrichtigungen per E-Mail kann jeder Teilnehmer selbst festlegen. Die Frequenz geht von „minütlich“ bis „niemals senden“ – damit jeder seine Präferenzen selbst festlegen kann.